三番目の習慣として、「時間管理」というテーマを置いている。しかし、コヴィー氏は「時間管理」という表現を避けようとしている。時間管理は時代遅れである。
何よりも「最優先事項を優先」するという方法で、我々の生活を見直せという。
「時間管理「というと、真っ先に思いつくのが、リストアップやto-doリストという方法だろうか。私も毎日この方法で日々のプランを確認していは、一日を始めていた。メモや紙にリストアップする。それを机の前に貼っておく。
そこには優先など何もない。そのリストをこなすだけのスケジュールだ。
しかし、実はこのケースの方法は、単に決められた(あるいは決めた)リストの仕事に追われ、豊かな人生や人間関係を築くことがおろそかになってしまうという。我々はどんな方法を選択すればいいのだろうか。
１．今までの時間管理
私は本書を読み進めながら思ったことは、緊急なことへの反応についてだ。今までは、すぐに重要だと思うことに反応し、その仕事に邁進していたように思う。
それはそれで今まである程度の実績を残していたということで満足できるものだ。しかし、それは日々の緊急なことに追われる毎日であり、日ごろからやろうと思っている自分にとって大切なプライベートや、趣味のこと、将来への準備、人間関係作りを置き去りにしていたことを認めるのである。
コヴィー氏はこの第三の習慣の冒頭で次のような言葉を投げかける。
現在はしていないが、日ごろからしていれば、あなたの私生活にもっとポジティブな結果をもららすものはあるか。
同様に、あなたの仕事や専門分野で、ポジティブな結果をもたらすと思うことを一つ挙げるとしたら、それは何だろうか？
この言葉を読んで、ふと思ったことは「楽器」や「ダンス」などといった緊急ではないが、自分の人生に価値ある行動であった。ときどきこんなスキルをもっていればななどと思うが、なぜかわからないが、実際には実行をしていない。なぜか。緊急ではないからだと思う。そして
また時がたつと、またふとやってみようかなと思ったりする。日々の忙しさを理由にか実行はせず、そのまま時間が経っているというサイクルを繰り返しているように思う。
すぐに役には立たない。そして仕事に直結するものではない。ましてや資格を取って仕事に有利になるものでもない。
しかしながら、生きる糧になったり、自信がついたり、そして人間関係の幅が広がる。これが趣味や日頃からやってみようという何気ない活動への意欲ではないかとも思った。手を広げすぎるにもよくはないが、人生は一度きりだ。価値あるものを見直し、挑戦してみるかどうか検討する時間をもつ。
やってみようかなと思ったことは、まずはチャレンジしてみる。
ほかにも、「少し遠くを旅してみる」「ボランティア(奉仕)をする」「本を書いてみる」などが思いつく。
日々何気なく過ごしていると、急なことばかりに目が行ってしまうが、一度落ち着いて自分のやりたことや、興味がわくことを考えてみる。これは残りの限られた人生、余生、時間をどう使うかという、重要な課題と向き合うことになるのだ。
２．限られた時間を再認識
第三の習慣では、何よりも優先順位をつけることを強調している。ミッションステートメントを見直しながら、価値観や目的意識、使命感に照らして、一日の計画、週の計画を立てていく。という方法だ。
よって、私がどんな人生を送るのかという、「目標」がなければならない。それを達成するには、
意志
が必要だという。この意志とは、
決断し選択する能力であり、決めたことに従って行動する能力だ。
また、他者や周りの状況の影響に動かされるのではなく、自分の考えで行動し、自覚、想像、良心を使って書いたプログラムを実行する能力である。
と述べている。
我々が気を付けなければならないのが、すぐに反応しかつ返答してしまうこと。頼まれたら、「ノー」と言えずに、すぐに引き受けてしまうこと。それは緊急であるが、しかし重要ではないこと(この書では第三領域という)に取りつかれている状態なのだ。また、コヴィー氏はこの人たちを「イェスマンタイプ」と称する。
やはり何事にも始める前に、一度立ち止まって考えることだ。
この仕事は本当に緊急だろうか、本当に重要だろうか。を自らに問いただすのだ。
だから、自分のミッションに合わないとなれば、勇気をもって「ノー」と断る意志が必要となる。
ではそのためには、我々の中に何が必要か。それは、
我々の心の中に燃えるような「イェス」がなければならない。
というのだ。
貴重な時間を奪われないようにするためは、この燃えるような自分の使命や仕事が定まっていることだった。ミッションステートメントを見返しながら、かつ日々この「ノー」と言えるか、燃えるような自分の「イェス」があるかを確認すること。
私には燃えるような「イェス」があるだろうか。そして、「ノー」と言える強い意志があるだろうか。
もう一度、50代のこの貴重な時間において、私の燃えるような「イェス」を探さなければならない。
そういった自分の人生を考える時間も、「最優先事項」に入れてみるのはどうかと思う。
私は朝の散歩と夜の寝る前にそういった時間を持つようにしたいと思っている。
３．時間の領域を分ける
「時間管理のマトリックス」ということで、４つの領域を示している。
第一領域：緊急であり、重要なこと。差し迫った問題、期限のある仕事
第二領域：緊急ではないが、重要なこと。人間関係作り、新しい機会をみつけること、準備や計画、心身をリラックスさせること
第三領域：緊急であるが重要でないこと：飛び込みの用事、多くの電話、多くのメールや報告書、無意味な接待や付き合い、期限のある催し物
第四領域：緊急ではなく、重要でもないこと：取るに足らない仕事や雑用、多くの電話、メール、快楽だけを追求する遊び
この４つの領域に私自身の生活がどのように当てはまるかを考える。また、四つの枠を設けて、そこに私の時間の使い方を記入してみる。やはり、第一領域と第三領域という緊急の仕事に追われているケースはけっこうあると思う。
ここでもっとも力を入れたいのが、第二領域だ。第二領域の緊急ではないが、重要なことに目を向けてみる。その時間をしっかり計画やプランに落とし込んでみる。
たとえば、
いままでやりたかったこと、じっくり人生を考える時間、カフェなどでミッションステートメントを書いてみる。朝散歩に出かけで思索する、運動やストレッチをする。読書をする。資産の運用を考える。老後の人生や資産を計画する。などなど。
緊急ではないけど、私にとって「大切な」ものであれば、積極的に取り入れる。
あなたにとって、緊急ではないが、重要なこととは何か。
そして今までやってみようと思っていたことは何だっただろうか。
４．役割と週ごとのプラン
第三の習慣の最後に、役割と週間ごとのプランを提唱している。役割ごとに何をするのか。緊急ではないが、重要なことを役割ごとに一週間のスケジュールに書き込んでいく。
役割とは、親として、子供として、社員として、上司として、地域の住民としてという様々な役割が思いつく。その役割ごとに何をするのか。それを記載していく作業だ。
「最優先事項を優先する」
まずは、実際に自分にとっての最優先事項とは何かを考えて見ることかもしれない。
そのためには「私」が人生後半をどう生きるか。それを見定めることが重要だ。
私は何を成し遂げるのか。何を目標に生きていくのか。何を大切な価値として過ごすのか。
第一の習慣、第二の習慣そこを再度見直しながら、もう一度時間管理をしていく。
この一週間のスケジュールを書くときに注意することは、あまり詰め込みすぎないことだ。とにかく優先的なことだけに絞る。役割ごとに、最優先事項だけを書くようにしてみることだ。
私はスケジュール表の左に役割を書き、右に一週間のスケジュールを書いている。無印良品の薄くて持ち運べる週間スケジュールを使っている。
ある意味一日一つぐらいの感覚で、最優先事項を優先するというのがいいかもしれない。あるいわ、週に３つぐらいを優先事項を決めるというものはどうだろうか。
詰め込みすぎないことがポイントだ。
